lunes, 13 de febrero de 2017

Sistemas Actuales

Por:

Adrián Domínguez Lander

Director General de LÏDERII


Existen en el mercado diferentes tipos de sistemas de cómputo, sistemas contables, sistemas administrativos, sistemas de gestión, sistemas integrales, voy a referirme a uno que se está creciendo en importancia, aunque en realidad tenga aproximadamente 20 años en el mercado, sistemas “ERP”. Un sistema ERP por sus siglas en inglés “Entrerprise Resources Planning” entendido como “Planeación de Recursos Empresariales”, es un sistema que integra la operación de una organización en un solo sistema, buscando mantener integridad en la información; a grandes rasgos, un ERP tiene módulos de Abastecimiento, Inventarios, Ingeniería, Producción, Ventas, Distribución, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tesorería, Impuestos, Activo Fijo, Nómina y Contabilidad, entre otros módulos con diferentes nombres, o submódulos con mayor detalle, pero en realidad con las mismas funciones genéricas mencionadas anteriormente. Para gobierno, con características similares sumando un control presupuestal que interviene en varios de los módulos mencionados, se le conoce como GRP “Goverment Resources Planning” entendido como “Planeación de Recursos Gubernamentales”. 
Los expertos en sistemas de gestión han definido un nuevo tipo: EOS "Enterprise Operating System", es el futuro de los sistemas integrales ya que se adapta al fondo de las operaciones empresariales y tecnológicamente le integridad a la información haciendola mas segura.

Una gran fortaleza que tienen este tipo de sistemas, es que se supone generan la contabilidad de manera automática. Cuando el director general, avisa a la organización que ha decidido, junto con el equipo directivo, implantar un ERP ó próximamente un EOS, y nosotros como contadores, sabedores que efectivamente es lo mejor para la organización, pero que genera la contabilidad de manera automática, es como un balde de agua fría y genera un sentimiento doble, por un lado uno busca lo mejor para su organización, pero uno se pregunta ¿y ahora qué voy a hacer? ¿Me van a correr? ¿Qué pasa con mi equipo de trabajo que tanto tiempo y esfuerzo me ha costado crear? Y así sucesivamente una larga lista de cuestionamientos que pasan por nuestra mente.Antes que todo, debemos asegurarnos que efectivamente el sistema que la organización va a implantar realmente genere la contabilidad y que de verdad lo haga de manera automática, durante una presentación se debe verificar y si el sistema funciona correctamente, se pueden revisar las pólizas generadas automáticamente, esta prueba en un presentación en vivo no debe pasar de cinco minutos, si no es posible, no significa que el sistema sea malo, solo que el trabajo para el equipo de contabilidad va seguir siendo el mismo.

Si la prueba ha sido satisfactoria, ¿debe el equipo contable ponerse nervioso? La respuesta es no. Realmente se avecina un cambio, si en toda la organización se va a transformar, ésta transformación incluye por supuesto a los contadores, el primer gran dilema que se debe vencer, es que la contabilidad debe ser el resumen de la operación, no significa que es la operación, si alguien registra incorrectamente un movimiento, el efecto contable se verá equivocado, se termina el tiempo de que en todas las áreas cometían errores, pero antes del cierre de mes, en contabilidad quedaba corregido.

Esto significa, que las tareas de los contadores, van a evolucionar. Los contadores que trabajan en organizaciones que han implantado o están implantando un ERP ó un EOS, dejarán de ser los amos y señores del registro, la captura, los ajustes, las salidas tarde, trabajar fines de semana y días festivos, cierres contables, las pizzas, tortas, y otros alimentos que ayudan junto con tanto tiempo de estar sentados, a crecer la pancita.

Las nuevas tareas de los contadores, son ahora de vigilancia, el equipo de consultoría se encargará de vigilar que los procesos y controles definidos en la organización se cumplan, por supuesto el ERP ó el EOS formará parte de esto, pero al ser alimentado por humanos, que se cometan errores es altamente probable; el contador actual, debe ser capaz de entender la forma como está almacenada la información para poder obtener reportes en el momento que sea necesarios; también es importante que comprenda a detalle el flujo de información para que pueda detectar errores o fallas intencionadas en algún proceso, si el sistema lo permite, antes de que suceda inclusive. El contador actual cambia su participación en el registro de información, dejando la captura por el análisis, debe estar preocupado por interpretar la información y hacer propuestas a la dirección de mejoras o simplemente hacerle ver que existe un riesgo en algún momento.

El contador moderno que sabe trabajar con ERP’s ó con EOS, debe ser líder y definir el flujo de la información de todas las áreas, lo que le permitirá asegurar la calidad y confiabilidad; también deberá tener la habilidad para proponer mejoras y cambios en los procesos, que mejoren la productividad de la organización. Debe ser experto en la información, definir métricas que le permitan a la dirección evaluar la posición de la organización y tomar decisiones con verdaderamente información confiable y oportuna.

El contador que sabe trabajar en equipo y conoce los beneficios de un ERP o un EOS, tiene trabajo asegurado en una organización que en poco tiempo se transformará en una de alto desempeño. 

Feliz implantación