lunes, 13 de febrero de 2017

Sistemas Actuales

Por:

Adrián Domínguez Lander

Director General de LÏDERII


Existen en el mercado diferentes tipos de sistemas de cómputo, sistemas contables, sistemas administrativos, sistemas de gestión, sistemas integrales, voy a referirme a uno que se está creciendo en importancia, aunque en realidad tenga aproximadamente 20 años en el mercado, sistemas “ERP”. Un sistema ERP por sus siglas en inglés “Entrerprise Resources Planning” entendido como “Planeación de Recursos Empresariales”, es un sistema que integra la operación de una organización en un solo sistema, buscando mantener integridad en la información; a grandes rasgos, un ERP tiene módulos de Abastecimiento, Inventarios, Ingeniería, Producción, Ventas, Distribución, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Tesorería, Impuestos, Activo Fijo, Nómina y Contabilidad, entre otros módulos con diferentes nombres, o submódulos con mayor detalle, pero en realidad con las mismas funciones genéricas mencionadas anteriormente. Para gobierno, con características similares sumando un control presupuestal que interviene en varios de los módulos mencionados, se le conoce como GRP “Goverment Resources Planning” entendido como “Planeación de Recursos Gubernamentales”. 
Los expertos en sistemas de gestión han definido un nuevo tipo: EOS "Enterprise Operating System", es el futuro de los sistemas integrales ya que se adapta al fondo de las operaciones empresariales y tecnológicamente le integridad a la información haciendola mas segura.

Una gran fortaleza que tienen este tipo de sistemas, es que se supone generan la contabilidad de manera automática. Cuando el director general, avisa a la organización que ha decidido, junto con el equipo directivo, implantar un ERP ó próximamente un EOS, y nosotros como contadores, sabedores que efectivamente es lo mejor para la organización, pero que genera la contabilidad de manera automática, es como un balde de agua fría y genera un sentimiento doble, por un lado uno busca lo mejor para su organización, pero uno se pregunta ¿y ahora qué voy a hacer? ¿Me van a correr? ¿Qué pasa con mi equipo de trabajo que tanto tiempo y esfuerzo me ha costado crear? Y así sucesivamente una larga lista de cuestionamientos que pasan por nuestra mente.Antes que todo, debemos asegurarnos que efectivamente el sistema que la organización va a implantar realmente genere la contabilidad y que de verdad lo haga de manera automática, durante una presentación se debe verificar y si el sistema funciona correctamente, se pueden revisar las pólizas generadas automáticamente, esta prueba en un presentación en vivo no debe pasar de cinco minutos, si no es posible, no significa que el sistema sea malo, solo que el trabajo para el equipo de contabilidad va seguir siendo el mismo.

Si la prueba ha sido satisfactoria, ¿debe el equipo contable ponerse nervioso? La respuesta es no. Realmente se avecina un cambio, si en toda la organización se va a transformar, ésta transformación incluye por supuesto a los contadores, el primer gran dilema que se debe vencer, es que la contabilidad debe ser el resumen de la operación, no significa que es la operación, si alguien registra incorrectamente un movimiento, el efecto contable se verá equivocado, se termina el tiempo de que en todas las áreas cometían errores, pero antes del cierre de mes, en contabilidad quedaba corregido.

Esto significa, que las tareas de los contadores, van a evolucionar. Los contadores que trabajan en organizaciones que han implantado o están implantando un ERP ó un EOS, dejarán de ser los amos y señores del registro, la captura, los ajustes, las salidas tarde, trabajar fines de semana y días festivos, cierres contables, las pizzas, tortas, y otros alimentos que ayudan junto con tanto tiempo de estar sentados, a crecer la pancita.

Las nuevas tareas de los contadores, son ahora de vigilancia, el equipo de consultoría se encargará de vigilar que los procesos y controles definidos en la organización se cumplan, por supuesto el ERP ó el EOS formará parte de esto, pero al ser alimentado por humanos, que se cometan errores es altamente probable; el contador actual, debe ser capaz de entender la forma como está almacenada la información para poder obtener reportes en el momento que sea necesarios; también es importante que comprenda a detalle el flujo de información para que pueda detectar errores o fallas intencionadas en algún proceso, si el sistema lo permite, antes de que suceda inclusive. El contador actual cambia su participación en el registro de información, dejando la captura por el análisis, debe estar preocupado por interpretar la información y hacer propuestas a la dirección de mejoras o simplemente hacerle ver que existe un riesgo en algún momento.

El contador moderno que sabe trabajar con ERP’s ó con EOS, debe ser líder y definir el flujo de la información de todas las áreas, lo que le permitirá asegurar la calidad y confiabilidad; también deberá tener la habilidad para proponer mejoras y cambios en los procesos, que mejoren la productividad de la organización. Debe ser experto en la información, definir métricas que le permitan a la dirección evaluar la posición de la organización y tomar decisiones con verdaderamente información confiable y oportuna.

El contador que sabe trabajar en equipo y conoce los beneficios de un ERP o un EOS, tiene trabajo asegurado en una organización que en poco tiempo se transformará en una de alto desempeño. 

Feliz implantación

lunes, 23 de enero de 2017

Reformas Fiscales 2017

Por Adrián Domínguez Landero

Como sabemos, cada año tenemos reformas fiscales, algunas veces tenemos cambios en la forma de calcular los impuestos y en muchas otras ocasiones solo son informes adicionales que nos obligan a modificar la forma de operar y registrar, por lo que será necesario modificar nuestros procedimientos para que durante la ejecución de las actividades del día a día quede registrada la información solicitada.
De las modificaciones incluidas en la reforma fiscal para este año me gustaría enfocarme en este espacio a la modificación en la emisión del CFDI cambiando a la versión 3.3, destacando que se deben emitir comprobantes de ingresos por pagos recibidos; la obligación indica que al generar CFDI y no recibir el pago en ese momento, entonces en la fecha en que se reciba el pago aun cuando sea pago parcial, se deberá expedir un nuevo CFDI con un complemento especial que indique que fue comprobante de pago, éste deberá relacionarse con el CFDI original porque ya no podrá cancelarse. Definitivamente implica un trabajo administrativo nuevo, lo común es que se entrega el bien y/o servicio con una factura y ésta fue a crédito, cuando se reciba el pago es cuando debemos emitir el nuevo CFDI y se debe enviar al cliente. La acción que esto requiere es tener una persona que aplique los pagos recibidos a cada factura emitida en un sistema, para que éste lo pueda convertir en un CFDI de pago recibido y enviarlo por la misma vía que se envía la factura, esto por fin acabará con la tradicional batalla con clientes, porque al hacer el pago el cliente deberá enviar la lista de facturas que pagó para que le sea enviado el CFDI correspondiente a cada una, sino lo hiciera, esas facturas no serían deducibles y por lo tanto el IVA no sería acreditable; debemos cuidar también que la forma  y método de pago, coincidan con la factura emitida y timbrada previamente; se recomienda también, validar que  la cobranza registrada coincida con los depósitos bancarios por cobranza y si hay diferencia, tener la explicación a la mano.  Hay empresas que primero reciben el cobro, luego entregan el producto o servicio y emiten el CFDI correspondiente, éste se emitirá con el complemento de pago en un solo documento electrónico, no como el modelo explicado anteriormente, que son al menos dos CFDI cuando se paga en una sola exhibición, cuando se tienen pagos parciales, se emite el primer CFDI por el total de la operación y luego un CFDI por cada pago recibido.
Esto como vemos requiere de una implantación de nuevos procedimientos y la adaptación de un sistema que permita registrar y controlar la información mencionada, ya que si requerimos de emitir nuevos documentos digitales no hay más que hacerlo mediante un sistema.
Como vemos el SAT nos está obligando a ir tomado más actividades que requieren de uso de tecnología, hay que tener cuidado con cual de ellos vamos a trabajar para que la implantación sea sencilla y cumpla con los requisitos; si no hay presupuesto para invertir en el sistema y la consultoría, es buen momento para hacerlo ya que debemos iniciar el 1 de julio de 2017.


Feliz implantación.