jueves, 25 de septiembre de 2014

Contabilidad Electrónica en la Práctica

Por Adrián Domínguez Landero

La obligación en materia de Contabilidad Electrónica finalmente quedó como sigue:

En octubre del 2014 se deberá presentar el catálogo de cuentas que se usa en la empresa con el código agrupador emitido por el SAT para este fin; según lo publicado el 11 de julio en el DOF que corresponde al ANEXO 24 de la Segunda Resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 (RMF 2014), publicada el 4 de julio de 2014, también existe la posibilidad que en enero del 2015 se presente junto con la balanza, estamos pendientes de esta prórroga. 

En Enero del 2015, se deberán entregar las balanzas de comprobación correspondientes a los meses de julio a diciembre de 2014, según la TERCERA Resolución de Modificaciones a la RMF 2014 publicada el 19 de agosto del 2014. 
La Contabilidad Electrónica se deberá conservar con todo el detalle y se presentará únicamente a solicitud de la autoridad fiscal, según el mismo ANEXO24 de la RMF 2014. 

Como podemos observar, esto que parece algo muy sencillo, representa lo siguiente: el final del proceso de preparación de nuestra Contabilidad, lo cual no se presenta pero es lo más complejo de obtener.

Obligatoriamente todos debemos utilizar un sistema electrónico, con excepción de aquellos negocios que estén tributando dentro del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), y tienen opción de usar el propio portal del SAT. Debemos tener el detalle de los registros contables por proveedor, acreedor, cliente y deudor, separando los que son nacionales y extranjeros, y también si son partes relacionadas. 

En acreedores debemos identificar los que son socios, accionistas o representantes legales, como se solicita en el catálogo agrupador del SAT. Nos pide también que separemos las operaciones de ingresos o ventas que son a crédito y al contado, además de definir si son de tasa general de IVA, si son a la tasa del 0%, y si son exentas. Debe estar muy clara la separación de impuestos registrados no cobrados o pagados de los ya realizados, específicamente hablando del IVA y del IEPS. Por último, se debe identificar la pérdida en venta de activos, por tipo de activo.


Consideremos por favor que si el catálogo del SAT presenta una cuenta, es porque se requiere que nuestro catálogo tenga su equivalente. Las menciones de manera genérica que hice anteriormente, se deben a que éstas cuentas representan amarres fiscales que la autoridad pretende ir haciendo de manera sistemática, porque recordemos, que tendrán mensualmente el resumen de nuestra Contabilidad.

Con esto que hemos comentado, resulta que no todos los negocios hemos identificado estas operaciones, y aunque se pida la balanza a partir de julio 2014, debemos revisar hacia atrás todo lo que ha ocurrido y trasladar las operaciones de manera global con saldos al mes de junio, para que los movimientos de julio ya se vean registrados en la balanza y sucesivamente durante los meses restantes del año; eso significa que no son políticas que debemos iniciar a partir de julio 2014, deben ser retroactivas al menos en papel de trabajo a partir de enero 2014.

Si alguien ocupa los denominados sistemas integrales empresariales “ERP”, que manejan varios módulos y todos generan registros contables que se depositan en el módulo contable, es indispensable validar si se puede tener la contabilidad de forma retroactiva o sólo trabajar en una hoja de trabajo y registrar manualmente para tener la balanza como la pide el SAT.

En resumen, debemos estar registrando nuestra contabilidad como lo indica la resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2014 desde el 1 de julio del 2014 y tenemos hasta diciembre para integrar los saldos de enero a junio del 2014, o en su caso modificar la configuración de nuestro “ERP”, para que se regenere la contabilidad con los requisitos mencionados.

Feliz implantación.